めんどくさい「請求書」作業代行。1通でも特例でも対応します。

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函館オンライン秘書「CRAZY OFFICE」では、請求書発行や郵送代行作業をお受けしています。

あなたが最低限やることは請求データを佐々木莉桜に送るだけ。請求書作成から発行、発送まで、一連の作業をあなたの代わりにやります。

請求書業務を委託することで、面倒だった気持ち、手間暇かけていた時間から解放されます。ストレスが減り、自分がやるべきことに集中できるようになるのです。

この記事では、現在ご依頼いただいているお客さんの請求書作業を事例として、請求書代行業務の流れや料金をご紹介します。

台帳作成から発行、封入、郵送まで「請求書」作業の流れ。

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請求書の台帳(一覧)や請求書データの作成。実際に請求書を発行してから、三つ折りにして封筒に入れる作業。そして最後に請求書郵送。

函館オンライン秘書の「CRAZY OFFICE」では、請求書発行の一連作業をすべてお引き受けしています。

請求書の発行作業で、お客様にやっていただいていることは、2つ。

  • 請求データを私(ささきりお)に送ること。
  • 請求書の直前チェック!

基本的な請求金額が決まっているお客様なので、毎月、前月からの変更や追加分だけをデータを送ってもらっています。

また、「請求書の内容や金額が少々複雑なため、最初はチェックしたい」ということで、発行(印刷)する前に一度請求書データを確認していただいています。※将来的にはチェックもしない予定です。

それでは、上記の請求書発行作業の流れを下記で詳しくご説明します。(当記事にでてくる請求書の内容はイメージです。)

お客様からささきりお宛に請求データを送ってもらう。

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まずは締め日に、請求書に記載するデータを、お客様から私(ささきりお)に送っていただきます。

長期的な契約をしている取引先や、毎月請求書と納付書を発行しているような場合は、数量や単価などの「変更になること」

単発のお仕事があり、今月のみ請求書が発生するような場合は、宛先や郵便番号、住所、金額、適用など、「必要な請求情報」

また、請求書を手渡しする場合は、郵便番号や住所が空白の代わりに、備考に記載いただいています。

請求データは、請求書を作る前段階なので、私(ささきりお)がわかれば、どんな形でも大丈夫です。

請求データを元に請求書の台帳を作成します。

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つぎに、いただいた請求データを元に、請求書の台帳を作っていきます。「帳簿」ともいいますね。

宛先や郵便番号、住所に始まり、請求書の内容、小計、消費税、合計請求金額までを一覧にまとめます。

また、この請求書台帳を作成する段階で、前月までに聞いていた情報を最終確認します。

  • 「先月、○○さんは来月から金額が変わるかもということでしたが、変えてもいいですか?」
  • 「保留だった○○さんは、今月も保留でいいですか?」

など、請求データを送ってもらったときに記載なければリマインドします。

台帳から請求書データを作成します。

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請求書の台帳ができたら、請求書作りを始めます。

Googleスプレッドシート(エクセル)で、請求書を1枚1シートずつ作成。そして、請求内容の変更や追加をしてチェックします。

お客様に請求書データを最終確認してもらいます。

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請求書のデータができあがったら、請求書内容のチェックしてもらっています。

前月分までの売上が支払われていない場合、「未収金」を繰り越ししています。ですが、「今月は繰り越さなくていい」、逆に「いつもは繰り越さないけど、今月だけ繰り越してほしい」ということがあったり・・・。

  • 「そういえば、○○さんは保留だったんだ!」
  • 「△△さんは金額変えてほしいな」
  • 「○○さんは函館じゃなくて東京になったから、あとで住所送ります。」

などということもあります。はじめのうちは私のミスもありましたが、最近は「保留を忘れていた」ということが数件あります。

この請求書のチェックは、「内容が少し複雑だからチェックしたい」ということでしたが、「今後も最終確認をしてもらった方がいいかも?」と個人的に思っています。近日、お会いする予定があるので、相談してみるところです。

請求書を発行(印刷)していきます。

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お客様が請求書の確認を終えたら、いよいよ請求書を印刷して発行していきます。

請求書を三つ折りにします。

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プリントアウトが終わったら、請求書を三つ折りにします。

三つ折りの請求書を封筒に入れて、のり付けの後に閉じます。

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そして、三つ折りにした請求書を封筒に入れていきます。

封入後は、のり付けして封を閉じます。

請求書をまとめて郵送します。

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請求書を封筒に入れて発送準備ができたら、台帳と宛先を確認します。万が一にも、請求書が1件でも漏れているかもしれないので。

郵送する請求書は、件数をメモして輪ゴムで束ねる。郵便局で発送するとき、件数を伝えて確認するため。

手渡しの請求書は、別の封筒に分けておきます。

郵送が終わりましたら、また完了報告をします。

※上記の画像は、お客様から指定された封筒のため、色が異なります。

保留分、追加分の請求書は1通からいつでも対応します。

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  • 締め日や請求書の作成、発送の時点では、「保留」だった請求書。
  • 締め日関係なく請求書が発生したから、1通だけ「追加」で送ってほしい。

「保留だった請求書」や「追加で発生した請求書」は、1か月の途中でも対応します。

急ぎのときは、電話で連絡いただいて、メールで住所や名前、請求金額を送っていただき、メールが届き次第、当日~翌日発送します。

急がなければ、電話なしでも、メールだけで請求内容を送っていただければ、翌日までに発送します。

メールやチャットワークなど、お客様との連絡ツールは毎日チェックしています。遅くても翌日には返信、対応します。

また、特定の請求書だけを毎月指定の日付に発送することも可能です。

特例やイレギュラーなことも、ご相談ください。

請求書の発行作業は1通300円。郵送までまとめても1通500円。

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請求書発行作業は、料金プランが2つあります。

  1. 請求書台帳の作成から封筒に入れて糊付けまでで、1通300円(税込)。
  2. 請求書台帳の作成から封入して郵送までで、1通500円(税込)。

請求書の料金プランには、請求書の紙代、封筒代、プリンターのインク代、のり代、作業手数料が含まれています。

請求書を発送まで場合は、上記(物品や作業手数料)のほかに、切手代、郵送手数料が含まれています。

初期費用やシステム手数料のような料金はかかりません。

「請求書郵送まで代行した方がお客様の使える時間が増えたり手間が減るのでは?」と考え、私は郵送まで代行をおすすめします。

また当CRAZY OFFICEは、サブスク55,000円(税込)もあります。(サブスクは定額制のことです。)

請求書発行作業でいいますと、100通で既に55,000円になります。100通を超えそうになったら、サブスクへの移行もご検討ください。

(目安として、150通までは55,000円(税込)の予定です。)

請求書の発行作業・郵送代行を検討中ならご相談ください。

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「現在、請求書の作成や発行、郵送をアウトソーシング(委託)しようか考え中」という方は、CRAZY OFFICEにお問い合わせください。

当記事に書いている請求書発行作業のやり方は、現在ご依頼いただいているお客様からのご要望です。

請求書の形式や項目は、元々お客様が使用していたファイルをそのままCRAZY OFFICEが引き継ぎました。

封筒はお客様の事務所名(社名)が書かれた封筒があり、「これを使ってください」と指定されています。段ボール1箱自宅に持ち帰り、請求書発送の際に使用しています。

請求日や請求項目、やり方などは、業種や事務所(会社)によって、それぞれ異なるものです。だから、私は私のやり方ではなく、「業種」や「事務所(会社)」に合わせて作業します。

個人だからこそ、お客様に寄り添って融通のきく対応を心がけていますので、「請求書作業」について検討している場合は、ぜひ一度CRAZY OFFICEにご相談ください。きっとあなたのやりやすい方法が見つかりますよ。

 

請求書の発行・郵送に関する「よくある質問」

請求書は、指定のフォーマットを使ってほしいんですけどお願いできますか?
はい。これまでに使っているフォーマットや雛形、テンプレートなどがあれば、今後も引き継ぎします。
新しく作る場合は、請求項目など、ご相談しながら作成していくことも可能です。
封筒は、指定の封筒を使ってもらえますか?
はい。サイズや形式、種類など、お客様より指定いただいた封筒をお使いできます。
また、事務所名や社名など記載された封筒も可能です。(現在請求書代行しているお客様からは段ボール1箱ごとお預かりしています。)
消印は、どこの郵便局になりますか?
ご指定がない限り、私の自宅付近の郵便局の消印です(時任・堀川など)。ただし、時間外の発送になった場合は、函館中央郵便局になります。
事務所や会社の最寄り郵便局の消印にしたい場合は、一度ご相談ください。函館市・北斗市・七飯町など、可能な限り対応します。

その他、請求書発行の疑問・質問など不明点がありましたら、ご相談ください。

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