チーム運営ではなく「個人」のオンライン秘書だからこそできること。

こんにちは、個人でオンライン秘書サービスのお仕事をしている「CRAZY OFFICE」の佐々木莉桜です。

オンライン秘書には、たくさんの登録スタッフさんたちと「チーム」で運営されている大手の会社と、会社には所属せず「個人」でお仕事をしている人もいます。

大手オンライン秘書会社も、個人のオンライン秘書も、どちらにもメリット・デメリットがあります。

そこで今回は、大手オンライン秘書会社と比べて、個人のオンライン秘書だからこそできるサービスを書いていきます。

オンライン秘書の利用をご検討する際には、一度お読みください。

ディレクターもアシスタントも私がひとりなので作業完了までの時間短縮になります。

個人のオンライン秘書は、あなたから指示をお聞きするのも、実際に作業をするのも、私ひとりなので早く作業ができます。

大手オンライン秘書会社さんの場合･･･「チーム」で運営されています。このチームには、あなたから指示をお聞きするディレクターと、実際にあなたの作業をするアシスタントがいます。なので、

あなた　→　ディレクター　→　アシスタント　→　ディレクター　→　あなた

といったように、ディレクターはあなたの指示をお聞きしてから、実際に作業をするアシスタントさんを探すので、時間がかかります。

アシスタントさんが見つかったら、今度はアシスタントさんの作業が終わるまで待つ時間もかかります。

また、作業が終わり、アシスタントさんの作業をディレクターさんが確認チェックをして、指示した内容と違えば、またアシスタントさんに戻され、更にメッセージのやりとりや作業を1往復することになります。

その点、私は個人のオンライン秘書なので、ディレクターもアシスタントも、私ひとりです。

あなた　→　私　→　あなた

というように、あなたから作業の指示があれば、すぐに作業に取り掛かることも可能です。

オンライン秘書サービスをチームで運営すると、あなたから指示を受ける「ディレクター」さんと、実際に作業する「アシスタント」さんは別の人になります。

なので、「ディレクターさんに頼むとき、こう言ったんだけどなぁ。」ということも十分考えられます。

あなたに報告、納品前に、アシスタントさんの作業内容をディレクターさんが確認すれば、イメージと違う状態での出来上がりになる可能性は低いでしょう。

ですが、ディレクターさんのチェックでアシスタントさんが手直しをすることになるので、やっぱり時間がかかることになります。

作業を依頼する「あなた」と、実際に作業をする「アシスタント」さんの間に、別の人（ディレクターさん）が入るということは、聞き間違いや認識違いなど発生する可能性があります。

個人のオンライン秘書ですと、あなたから指示をお受けするのも作業をするのも、私ひとりなので又聞き状態になることはないです。

大手オンライン秘書会社さんのように、ディレクターやアシスタントのスタッフさんがたくさんいるということは、あなたや会社の情報を知る人も、それだけ増えることになります。

たとえば、ウェブサイトの構築で考えてみると、文章を書く人、画像を加工する人、記事やサイトの構成を考える人、プログラミングに詳しい人が考えられます。

そうすると、ディレクターさんに依頼をすると、4人のアシスタントさんに、あなたやあなたの会社の情報が伝えることになります。

アシスタントさんによっては、文章を書くことと画像の加工の両方できるというようなこともあります。

それでも、ディレクターさんとアシスタントさんで、最低2人以上の人に、あなたや会社の情報を知られます。

もちろんディレクターさんやアシスタントさんは、大手オンライン秘書会社さんと秘密保持の契約をしているでしょう。ですが、情報を知っている人が多いと、それだけリスクにもなりえます。

なので情報を知っている人は少なく、できればひとりだけにするため、情報漏えい対策という点でも、個人のオンライン秘書がおすすめです。

ワードやエクセル、記事投稿など、事務的な作業があなたの負担になっていませんか？

大手オンライン秘書会社だと、明日朝一で使う資料を夜に依頼したら、アシスタントさん探しに時間がかかったり、すぐ作業してもらうために時間外料金がかかることもあります。

私はどんな作業も少しでも早く終わらせるようにしています。なので1か月10記事書いて更新するお仕事は、毎月20日～25日頃までに終わります。領収書を画像にして取り込む作業は翌日までに終わらせます。

また、21時や22時に突然電話がかかってきて、「いまから送る書類をパソコンで作ってほしい」と頼まれたときも、急ぎであればすぐにやります。

ディレクターやアシスタントなどを省略して、指示のあとすぐ作業に取り掛かること。これは経営者であるあなたにとって大きなメリットではないでしょうか。

その事務作業、私がやります。だからあなたは「緊急ではないが、重要なこと」に集中してください。

あなたがやるべきことをやるために、【あなたがやらなくてもいい事務作業】は、こちらからご相談ください。